Comarch prêt pour la facturation électronique obligatoire en Pologne !
Découvrez comment vous pouvez envoyer et recevoir des factures structurées vers et depuis le portail gouvernemental polonais (KSeF) en utilisant la plateforme Comarch.
Comarch prêt pour la facturation électronique obligatoire en Pologne !
Découvrez comment vous pouvez envoyer et recevoir des factures structurées vers et depuis le portail gouvernemental polonais (KSeF) en utilisant la plateforme Comarch.
Bientôt, la Pologne deviendra un autre pays de l'Union Européenne à changer son modèle de traitement des factures électroniques, passant du modèle “post-audit” au modèle “clearance". Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, le KSeF est opérationnel en Pologne et il est possible d'échanger, sur la base du volontariat, des factures électroniques dans un format structuré. Le KSeF a été introduit pour permettre l'échange de données, l'émission, la réception et le stockage de factures électroniques dans le domaine de la facturation B2B.
Lors d'une conférence de presse le 19 janvier 2024, le ministre des Finances de la Pologne a annoncé le report de l'introduction de l'obligation de facturation électronique initialement prévue le 1ᵉʳ juillet 2024. L'obligation d'émettre des factures électroniques via le KSeF sera obligatoire pour les entreprises exerçant des activités soumises à l'obligation de facturation, conformément à la réglementation polonaise sur la TVA.
Cela concernera les livraisons domestiques et internationales de biens et de services entre entreprises (B2B) mais aussi avec les structures publiques (B2G). Cela s'appliquera également aux entreprises étrangères exerçant des activités soumises à l'obligation de facturation selon la réglementation polonaise sur la TVA, qui ont leur siège social ou leur établissement permanent en Pologne. À la suite de consultations publiques, il a été décidé que les factures émises aux personnes physiques ne menant pas d'activité commerciale (B2C) ont été exclues de la facturation électronique.
À l'heure actuelle, l'échange de factures électroniques n'est pas encore obligatoire pour les transactions B2G ou B2B en Pologne. Cependant, les institutions publiques sont tenues de recevoir des factures électroniques de leurs fournisseurs sur demande depuis 2019.
Afin d’accélérer la numérisation, le ministère des Finances souhaite que le KSeF puisse couvrir presque toutes les transactions. L'entrée en vigueur de l'obligation de facturation électronique, après l'annonce du report de la date initiale de mise en œuvre du 1ᵉʳ juillet 2024, n'a pas encore été annoncée.
2021Publication de la spécification API pour le KSeF, fournissant une plateforme d'essai pour le système national de factures électroniques
Le Sejm (chambre basse du Parlement polonais) de la République de Pologne adopte un avenant à la loi sur la taxe sur les biens et services (introduisant le système national de factures électroniques et émettant des factures sous une forme structurée)
Le projet pilote KSeF avec la participation des contribuables
2022Introduction du système national de factures électroniques en tant que solution disponible sur la base du volontariat pour les contribuables
La Commission européenne envoie un projet de décision de dérogation au Conseil de l'UE afin d'autoriser la Pologne à mettre en œuvre le système de facturation électronique obligatoire (KSeF)
Le ministère des Finances fournit un accès à l'application pour les contribuables qui permet de configurer les droits et de générer des jetons d’authentification dans KSeF
2024Le ministre polonais des Finances annonce le report de l'introduction de l'obligation du système national de facturation électronique (Krajowy System e-Faktur KSeF)
Le gouvernement polonais accepte un projet de loi confirmant le report de la réforme pour 2026 en deux phases selon la taille des entreprises
2026Obligation de l’émission de factures via le portail KSEF pour les entreprises générant plus de 200M PLN de chiffre d’affaires
Obligation de l’émission de factures via le portail KSEF pour le reste des entreprises
Selon la loi adoptée par le Sejm de la République de Pologne, une facture structurée doit être émise et reçue via le KSeF, en utilisant un logiciel d'interface. La facture électronique doit être présentée au format XML conformément au schéma FA_VAT. Il s'agit donc du troisième type de facture après les factures papier et électroniques qui sont en vigueur en Pologne. Après la livraison des factures électroniques à KSeF, elles seront dotées d'un horodatage et d'un numéro d'identification unique (ID KSeF) ainsi que du reçu officiel (UPO) qui sera retourné à l'émetteur de la facture.
L'accès au système national de factures électroniques peut être obtenu par un contribuable, une personne autorisée, une entité autorisée ou l'une des entités visées à l'article 106c de la loi, tant qu'ils sont autorisés à émettre (ou à rendre disponibles) des factures structurées. Le législateur doit garantir la possibilité d'émettre une facture structurée via une plateforme dédiée aux micro-entreprises (directement dans le système via une interface web). Une autre option consiste à préparer des factures dans les systèmes ERP des contribuables conformément au modèle publié. Dans le cas de l'émission de factures à l'aide d'un outil comptable interne, les documents doivent être livrés à KSeF via un lien défini, par exemple, via Comarch EDI vers l'API KSeF.
En tant qu'opérateur d'échange de documents électroniques (y compris les factures électroniques), Comarch surveille en permanence les changements législatifs dans la loi polonaise. Nous sommes très impliqués dans le projet pilote KSeF et nos spécialistes sont présents lors des réunions au cours desquelles les détails techniques du système, les spécifications des factures structurées et la documentation de l'API sont discutées.
L'API du Système national des factures électroniques permet l’intégration avec Comarch EDI (utilisé par des milliers de clients en Pologne et à l'étranger). Cela signifie que tous les utilisateurs de notre plateforme pourront envoyer et recevoir des factures électroniques vers/depuis KSeF. Comarch EDI garantira également le respect total des dernières réglementations et la transparence de la circulation de toutes les factures (et de leurs statuts).
Ce processus implique l'échange de factures électroniques avec une validation technique de base, garantissant la conformité totale des factures avec les exigences du système KSeF.
Étape 1 : Soumission de la facture à Comarch EDI
Étape 2 : Authentification de la facture dans le système national de facturation électronique (KSeF)
Le processus comprend :
Étape 3 : Téléchargement des statuts et de l'ID KSeF pour une facture donnée dans Comarch EDI
Étape 4 : Réception de la facture
Ce modèle implique la prise en compte d'exigences supplémentaires et spécifiques du client en matière de traitement des factures, par exemple en incluant des validations commerciales.
Étape 1 : Envoi d'une facture à Comarch EDI
Étape 2 : Authentification de la facture dans le système national de facturation électronique (KSeF)
Le processus comprend :
Étape 3 : Téléchargement des statuts et de l'ID KSeF pour une facture donnée dans Comarch EDI
Étape 4 : Réception de la facture
Toutes les factures doivent être structurées et conformes au KSeF.
Comarch se charge d'adapter le format dans lequel vous envoyez vos factures aux exigences imposées par le KSeF. Vous ne perdez plus de temps à adapter manuellement chaque facture.
Mes clients et mes fournisseurs ont des exigences différentes en ce qui concerne les informations figurant sur les factures électroniques. Outre la vérification de la conformité des documents avec les spécifications du KSeF, j'ai également besoin d'une validation commerciale pour répondre aux attentes de mes partenaires.
Avec Comarch, vous pouvez maintenir la validation des processus multi-documents. Grâce à cela, vous êtes sûr que toutes les informations requises sont incluses dans la facture, même si le KSeF ne l'exige pas.
Je veux avoir accès à tous mes documents chaque fois que je souhaite exporter une facture précédemment enregistrée dans KSeF - avec tout l'historique de ses statuts.
Comarch vous permet de stocker des factures KSeF XML avec l'historique des statuts KSeF, le numéro d'identification de la facture ou l'UPO (confirmation).
Je veux que le système soit exploité par de véritables spécialistes ayant une grande expérience de projets similaires.
Comarch a de nombreuses années d'expérience dans la réalisation de projets d'échange de documents électroniques, qui comprennent souvent la gestion de processus liés à l'envoi et à la réception de documents à destination ou en provenance d'institutions gouvernementales dans de nombreux pays.
Fournisseur leader sur le marché de la papeterie, Hamelin a choisi Comarch pour migrer sa plateforme EDI. Un projet d'envergure impliquant la connexion des 130 partenaires commerciaux du Groupe, représentant 500 relations, dans 20 pays, pour un volume de 40 000 documents échangés par mois.
Pour accompagner sa croissance internationnale et l'augmentation du nombre de ses clients et partenaires commerciaux, La Redoute a fait le choix d'une solution EDI centralisée, capable d'optimiser la gestion des documents et la traçabilité des commandes en livraison directe.
Depuis la décision d'Auchan de renoncer aux échanges de documents papier avec ses fournisseurs et de mettre en place des factures fiscales dématérialisées, Comarch a connecté plus de 1700 fournisseurs dans plusieurs pays, pour une moyenne de 60 000 documents échangés chaque mois.
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