Préparer vos rapports annuels avec l’application Comarch ESEF

L’obligation d’établir les rapports financiers annuels au format ESEF, c’est-à-dire au format électronique unique européen (de l’anglais “European Single Electronic Format”), prend effet bientôt. En conséquence, les états financiers consolidés annuels pour les exercices commençant le 1er janvier 2020 ou après doivent être établis sous le standard XBRL. Cette obligation s’applique à toutes les sociétés cotées en Bourse dans les pays de l’Union européenne.

Un outil informatique permettant de générer des fichiers en conformité avec les nouvelles directives est indispensable pour établir le rapport. À cette fin, Comarch a déjà introduit dans son offre l’application Comarch ESEF. Le système est actuellement disponible en version cloud. Toutes les fonctionnalités de base requises pour établir le rapport sont présentées dans la démo de l’application. La version on-premise (installée sur les serveurs du client) sera disponible à partir de juin 2020.

Des connaissances basées sur l'expérience

Pour développer son application de reporting au format ESEF, Comarch s’est appuyé sur l’expérience de ses propres collaborateurs exerçant des activités dans le domaine de la préparation des états financiers, des relations avec les investisseurs et du reporting financier. En tant que société cotée à la Bourse de Varsovie, Comarch sera également soumise à l’obligation d’émettre ses états financiers consolidés conformément aux nouvelles exigences. La société a l’intention de convertir son rapport financier publié pour l’exercice 2019 au format iXBRL un an avant l’entrée en vigueur des nouvelles directives, à l’aide de son application Comarch ESEF. Les états financiers convertis seront disponibles sur le site internet de la société au premier semestre de 2020. 

“Nous pensons qu'une approche des questions relatives à l’ESEF à l'avance nous permettra de préparer sereinement les premiers états financiers consolidés obligatoires au format iXBRL en 2021. C’est pourquoi nous avons décidé de participer à la formation organisée par l’Autorité Européenne des Marchés Financiers (AEMF) et de convertir dès à présent nos états financiers consolidés annuels pour 2019 en iXBRL. Cette conversion sera effectuée à partir du logiciel ESEF, qui est un outil parfaitement intuitif.” explique Agnieszka Pasich, du département des relations investisseurs de Comarch. 

En 2017, les équipes Comarch ont eu l’opportunité d’acquérir de l’expérience en participant à une formation organisée par l’AEMF, en charge de l’élaboration des réglementations relatives au format de déclaration électronique unique dans l’Union européenne. Comarch, l’une des rares sociétés polonaises cotées en bourse, était impliquée dans les activités de l'institution de l'UE, responsable, entre autres, de l’évaluation pratique des réglementations en cours d'élaboration portant sur l’ESEF. C’est grâce aux enseignements tirés de ces tests pratiques que l’AEMF a affiné et finalisé le projet ESEF.

“L'expérience acquise lors des tests par l'équipe de reporting financier Comarch, combinée à la connaissance des équipes de production des systèmes ERP Comarch utilisés par des dizaines de milliers d'entreprises en Pologne, en Allemagne, en France et en Espagne a permis de développer une application de reporting conforme aux normes de l’ESEF pour les sociétés cotées en bourses dans tous les pays de l’UE”, explique Paweł Krupa, chef de produit des systèmes ERP Comarch.

Liste des fonctionnalités

L'application Comarch ESEF permet à ses utilisateurs de réaliser des états financiers conformes aux directives de l’ESEF. Les données du rapport peuvent être importées depuis un document enregistré en format DOCX. Cette fonctionnalité permet de transférer l'intégralité de la structure/design du rapport vers l'application. Ensuite, le cas échéant, il est possible de modifier l’état financier directement dans l’application.

“Dès l’importation du fichier DOCX dans l’application, Comarch ESEF agit comme un éditeur de données – il donne accès aux rapports et permet des modifications des données et du balisage, ce qui en fait un outil complet de gestion des états financiers. Notre outil ne dépend donc pas d'un logiciel tiers d'édition de données. Il s'agit d'une solution indépendante et tournée vers l'avenir”, explique Paweł Krupa.

Le logiciel est doté de l’ensemble des dernières balises de la taxonomie ESEF, un dictionnaire de termes utilisés pour baliser des données dans les rapports au format XBRL. Ces termes peuvent être attribués aux données présentes dans les états financiers, et le dictionnaire lui-même peut être complété avec des nouvelles extensions. De plus, des recherches peuvent être effectuées de manière intuitive dans le rapport  à l’aide de l’arbre taxonomique.

“À long terme, le balisage des éléments du rapport dans notre application permet d’économiser du temps. Une fois balisées, les données peuvent être transmises aux documents préparés pour les exercices suivants. De cette façon, la création d'un rapport d’une année à l’autre prendra beaucoup moins de temps”, ajoute Paweł Krupa.

Cette application, déjà dotée d’un certain nombre de fonctionnalités, est accessible à partir d’un navigateur web (aussi bien version cloud qu’en version on-premise). De cette façon, les équipes du département de reporting financier peuvent accéder de façon rapide, et surtout sécurisée, aux données de reporting sans avoir à installer le logiciel sur tous les appareils.

“Nous restons en contact permanent avec le service d'information financière de Comarch SA ainsi qu’avec plusieurs clients et sociétés de conseil qui nous communiquent leurs besoins relatifs à l’ESEF. Cela nous permet d’envisager par exemple d’intégrer dans l’application la possibilité de travail simultané de nombreux utilisateurs sur le rapport, ou d'utiliser une feuille de calcul pour compléter les données du rapport”, souligne Paweł Krupa.

Avantages pour le marché des capitaux

Les informations financières au format ESEF seront disponibles pour tous les acteurs du marché des capitaux : les sociétés par actions, les investisseurs et les analystes boursiers, ainsi que les organes de surveillance – en Pologne ce rôle est occupé par l'Autorité de surveillance financière. Pour chacun de ces acteurs, l’ESEF offre un certain nombre d'avantages résultant principalement de l'augmentation de l'utilisabilité des informations financières. Du point de vue des sociétés par actions, l’avantage le plus important est la structuration des données et donc la réduction de la probabilité d'erreurs. Les investisseurs et les analystes boursiers peuvent de leur côté accéder à des informations structurées. Le nouveau format rationalise considérablement leur travail, qui consiste principalement à collecter des données, et puis à les traiter et les analyser. Le reporting financier à l’aide de l’ESEF signifie également une plus grande transparence des données et une certitude quant à leur exactitude.

“Il convient de rappeler que nous vivons dans un environnement législatif dont l’évolution rapide a un impact énorme sur nos systèmes d'information. Cela concerne également Comarch ESEF – nous surveillons régulièrement les changements du champ d’application de l’ESEF, tout en analysant les mesures visant cette nouvelle formule de l’information financière prises par les organes régulateurs au niveau local. Tout est fait pour que notre outil, en complément de ses fonctionnalités variées, réponde à toutes les exigences réglementaires” ajoute Paweł Krupa.

L'application permet de travailler en six langues : polonais, anglais, allemand, espagnol, français et italien, et peut donc être utilisée par des entreprises opérant dans d'autres pays de l'Union européenne ou dans un environnement international.

Développement futur

Actuellement, l'application Comarch ESEF est disponible en version cloud, et sa version on-premise sera introduite en juin de cette année. En complément, de nouvelles mises à jour intégreront de nouvelles fonctionnalités, notamment : des capacités d'édition accrues (y compris des modifications de mise en forme dans le rapport), l’exportation du rapport au format XHTML, la validation du rapport dans l'application, la possibilité susmentionnée d'un travail simultané de nombreux utilisateurs sur le rapport et de remplir les données dans l'application à partir d'une feuille de calcul, ainsi que la production des états financiers dans une version linguistique différente.

Extraits de l’interface utilisateur de Comarch ESEF :

1. Balisage simple des données :

2. Modification du rapport ESEF :

3. Création d’un nouveau rapport :