Robotisation des processus en pratique

RPA (ang. Robotic Process Automation) ou robotisation des processus métiers, est, autrement dit, l’utilisation des outils informatiques afin de soutenir les employés dans leurs tâches quotidiennes. Les outils sont programmables et les processus qu’ils traitent s’appuient surtout sur des connaissances et des pratiques commerciales dans le domaine de la gestion et de l’optimalisation du travail dans les entreprises.

Robotisation – des avantages de l’automatisation programmée des processus

Jusqu’à peu, il semblait que la robotisation n’était disponible que pour de grandes organisations commerciales. À l’ère de la numérisation progressive, des robots software sont disponibles pratiquement pour chaque entreprise, quel que soit le stade de leur développement. La robotisation va souvent de pair avec l’Apprentissage Automatique (ML – Machine Learning) et l’Intelligence Artificielle (AI – Artificial Intelligence) qui soutiennent considérablement son fonctionnement.

Voici les bénéfices de la robotisation des processus dans l’entreprise :

Élimination presque totale des soi-disant « erreurs humaines »
Réduction du nombre de processus répétitifs effectués par les employés
Efficience et efficacité accrues des tâches confiées aux robots
Multitâches et travail 24 h / 24
Optimalisation des processus
Récupération des ressources humaines par l'élimination des tâches répétitives
Travail simultané sur un grand nombre de documents /processus
Réduction des coûts

Robotisation des processus métiers dans les systèmes Comarch ERP

Comarch ERP Entreprise

Un processus métier ordinaire effectué dans une système ERP pour de grandes entreprises passe par de nombreux départements, se compose de plusieurs étapes individuelles, nécessite un grand nombre de sources de données, a une complexité assez élevée et laisse donc potentiellement plus de place aux erreurs. C’est pour cela qu’il est important d’utiliser les nouvelles technologies afin de réduire ce nombre d’erreurs. Cela permettra d’automatiser le travail et de garantir un bon déroulement des processus sans intervention inutile de l’utilisateur.

C’est là que la robotisation (RPA) intervient. Comarch ERP Entreprise offre surtout un moteur « Workflow » puissant qui permet aux utilisateurs de définir facilement et rapidement des flux de travail qui :

Monitorent des statuts, conditions, valeurs et modifications apportées aux documents
Avertissent les utilisateurs ou les administrateurs lorsqu’un événement spécifique se produit
Vérifient des conditions aux heures convenues
Génèrent des documents
Lancent des opérations cycliques basées sur des conditions définies
Communiquent avec des systèmes externes à l’entrée et à la sortie

L'élément le plus important est la capacité d'interagir avec des systèmes externes. Vue que la solution ERP n’opère jamais seule, il est très important de pouvoir connecter ensemble des processus effectués dans différents systèmes. Ainsi, il sera possible d’élaborer des processus métiers véritablement intégrés au lieu d’utiliser des systèmes fonctionnant sur leur propre « îlot ».

Un exemple est la facture fournisseur qui est numérisée à l’aide de la fonction OCR de la solution DMS et transmise au système ERP, ensuite au portail fournisseur afin de lui indiquer le résultat et lancer une transaction.

Avec l'aide de la robotisation des processus, leur déroulement peut ressembler au scénario suivant :

OCR numérise un document
DMS le reconnaît comme une facture fournisseur, il numérise le document afin d’obtenir les informations nécessaires et lance un processus de génération d’une facture fournisseur
Le système ERP reçoit la facture fournisseur, vérifie si les quantités facturées ont été effectivement délivrées et si toutes les conditions et les restrictions ont été remplies
Le système ERP démarre la génération de la mise à jour du statut dans le portail du fournisseur et lance une transaction
Le portail fournisseur avertit le fournisseur de la mise à jour du statut et de la transaction en attente

Si toutes les conditions sont remplies, l’ensemble de flux dans plusieurs systèmes est entièrement automatique et, en cas de problème, le processus fournit à l’utilisateur compétent des informations nécessaires pour qu’il puisse prendre une décision rapide en fonction des données reçues et remettre le processus sur la bonne voie.

Comarch ERP Standard

Le système Comarch ERP Standard a été équipé d’outils permettant l'exécution autonome de travaux répétitifs qui peuvent être basés sur des algorithmes définis. Une fois programmé, le processus effectuera automatiquement des activités planifiées conformément aux règles de travail précédemment établies. Les robots de Comarch ERP Standard permettent aux utilisateurs d’être informés d’une situation survenue dans le système et d’indiquer le travail à effectuer. Un autre effet d'une telle automatisation est également la possibilité de programmer une machine (robot) qui préparera des documents nécessaires de manière complètement indépendante en le renseignant avec les données pertinentes. Dans les étapes suivantes du processus, la machine peut continuer le travail en exécutant d’autres actions, par exemple, valider et imprimer un document créé ou l’envoyer au système d’un client/fournisseur. La robotisation des processus dans Comarch ERP Standard permet de gérer la même quantité de travail que celle qui pourrait être effectuée par un employé dans l’interface du système.

Exemples de robotisation des processus :

Préparation automatique des commandes fournisseur en fonction du bilan d’états de stock
Automatisation des activités exécutées dans le cadre des transactions internes entre des entreprises opérant dans une structure unique et multi-sociétés

Comarch ERP XT

L’automatisation des processus est également à portée de petites entreprises pour lesquelles nous avons créé le système Comarch XT. Les robots utilisés font que le logiciel « pense » parfois pour l’utilisateur et il exécute certaines actions à sa place. Des suggestions intelligentes lors de l’émission de documents, de l’envoi de documents à la comptabilité ou l’envoi de fichiers JPK et de déclarations aux administrations compétentes ne sont que quelques exemples.

Au cours du travail, le système cherche des endroits, surtout dans le domaine de la facturation, et des activités où il pourrait effectuer la tâche de l’employé à l’aide du robot et lui suggérer une solution plus rapide et plus simple. Un bon exemple est l’utilisation de l’Intelligence Artificielle afin de vérifier et d’accélérer l’émission et l’envoi de factures cycliques. Un autre exemple est de suggérer quelles fonctionnalités sont le plus souvent utilisées par l’opérateur et les épingler à l’écran du bureau de telle sorte que leur prochaine utilisation soit le plus rapide possible. Le système a également la possibilité de communiquer et d’échanger des données avec les banques. Un modèle d’impression de facture est automatiquement suggéré.

L’opérateur du système reçoit des informations sur toutes les échéances importantes et les actions à effectuer qui en résultent. Grâce à cette option, il n’a pas à craindre, par exemple, de ne pas payer des impôts dans le délai.

Les robots dans Comarch DMS

Le système DMS est équipé de mécanismes qui permettent d’automatiser certains processus métiers et certaines activités. Afin d’économiser le temps nécessaire à la saisie manuelle des valeurs dans les champs spécifiés des documents, il est possible de définir des règles selon lesquelles le système lui-même renseignera les valeurs appropriées. L’automatisation dans le système DMS n’est pas uniquement la saisie automatique de documents mais c’est également le traitement automatique des documents lors des étapes suivantes d’un workflow défini. Grâce à la possibilité de transmission automatique des documents, les utilisateurs peuvent éviter des goulots d’étranglement au niveau de processus (par exemple un long traitement par les employés) et utiliser le temps gagné pour mettre en œuvre d’autres processus métiers cruciaux pour l’entreprise.

Lors du traitement automatique, Comarch DMS vérifie les règles définies et traite les documents lors des étapes appropriées en laissant la possibilité d’effectuer une validation manuelle si nécessaire.

Un ajout important concernant les questions liées à l’automatisation et la robotisation des processus, est l’utilisation du service Comarch OCR qui élimine la participation humaine du processus de saisie des factures. Le système lui-même chargé des numérisations de factures, traite les informations qu’elles contiennent et transmet les documents aux étapes suivantes.

Comarch IBARD

Les administrateurs des données sont confrontés à la nécessité de simplifier et d’autoriser les processus censés assurer la sécurité et la continuité du travail qui sont des éléments clés de la gestion de l’entreprise mais n’apportent pas de bénéfices tangibles pour le développement des affaires.

Le service Comarch IBARD est équipé d’un assistant de planification de sauvegarde intuitif et flexible qui permet de configurer un nombre infini de tâches de sauvegarde. Une fois configurée, la tâche est exécutée automatiquement, sans engagement ni intervention de l’utilisateur. Grâce à cela, le processus de sauvegarde est automatisé, les employés n’ont pas à se souvenir de la nécessité de monitorer constamment l’exécution des sauvegardes et ils peuvent consacrer leur temps à travailler de manière plus efficace.

Business Intelligence et RPA

Toutes les solutions, même si elles sont très innovantes et robotisées, ont besoin d’être assistées par les données qu’elles traitent. Les outils Business Intelligence et BI Point aident à prendre de bonnes décisions commerciales fondées sur les données des systèmes Comarch ERP. L’utilisateur est toujours sûr que les données sont à jour et qu’elles sont fournies sous la forme souhaitée. En outre, le module non seulement, envoie automatiquement les relevés et les rapports dans un délai déterminé mais il a également la capacité de réagir à toute anomalie en envoyant des alertes à l’utilisateur, si quelque chose se produit.

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