Gestion du workflow de documentsComarch DMS comme module des systèmes ERP Comarch -
Modélisation de processus sur ordinateur et mobile
| Comarch DMS coopère avec les fonctions des systèmes ERP Comarch telles que l'association de documents et la description analytique. En fonction du système ERP utilisé, l'ensemble des fonctionnalités disponibles peut varier. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations. |
Dans Comarch DMS, les processus sont modélisés dans un éditeur intuitif. Au fur et à mesure que les étapes suivantes sont définies, l'application construit un diagramme composé de cases reliées par des flèches spécifiant la direction du workflow et du flux d'informations. L'utilisateur spécifie des autorisations à chaque étape du flux. Elles peuvent être limitées à un employé spécifique, à un groupe d'employés occupant le même poste ou travaillant dans le même service.
Lors de la définition d'une étape, il est possible de spécifier les conditions qui doivent être remplies pour qu'un document soit transmis à une étape spécifique.
Par exemple, la saisie d'informations sur la valeur d’une facture enverra un document à l'approbation du président de la société uniquement si la valeur dépasse, par exemple, 1 000 €. Sinon, il sera envoyé au directeur. L'utilisation de conditions dans le traitement des documents n'est pas limitée aux valeurs numériques. Elles peuvent aussi faire référence à n'importe quel élément du document. De plus, à chaque étape d'un processus en cours, l'utilisateur peut être informé par e-mail qu'un nouveau document lui a été transmis, qu’un document a expiré ou qu'une décision spécifique doit être prise sous peu. L'utilisateur n'a alors qu'à cliquer sur le lien pour pouvoir prendre une décision concernant la demande, le contrat ou la facture.
Comarch DMS permet le traitement des tickets liés aux procédures ISO applicables dans une entreprise.
Dans le cadre de l'application, il est possible de :
Comarch DMS prend en charge le mode multi-entreprise. Ceci permet aux groupes de sociétés et aux holdings composés de plusieurs sociétés de gérer des documents en un seul endroit. L'application permet de définir des processus en utilisant les données de toutes les entreprises travaillant avec les systèmes Comarch ERP XL ou Comarch ERP Optima.
A partir de la liste des documents, l'utilisateur peut accéder aux informations les plus importantes sur les processus attribués. Les colonnes de la liste présentent des détails sur le processus auquel appartient un document donné, le statut du document, le temps restant pour le traiter ou le délais sous lequel il sera automatiquement transmis à l'étape suivante. Les documents dont la date de traitement a expiré sont affichés en haut de la liste. La possibilité de marquer les étapes avec des couleurs augmente la lisibilité de la liste présentée, et une fonction de filtre avancé facilite la recherche de documents en fonction des informations contenues dans les demandes ou les factures.
Comarch DMS vous permet de travailler sur quatre plateformes. L’utilisateur a en effet le choix de travailler sur une application de bureau ou web en deux variantes (ordinateur ou mobile) et dans des versions mobiles dédiées disponibles sur les plateformes iOS et Android. Ainsi, il est possible pour les employés qui ne sont pas physiquement présents dans l’entreprise de gérer des documents et d’accepter les demandes.
Un module de reporting est disponible dans le système Comarch DMS pour présenter les données sur les documents traités sous forme de tableaux et de graphiques. Un créateur de rapport et des instructions sont fournis avec l'application. Vous pouvez ainsi rapidement vérifier le temps de traitement des documents dans un chemin d'acceptation donné ou identifier les goulots d'étranglement des processus mis en œuvre.
