Implémentation de Comarch ECM pour Nestlé Waters
L’objectif principal de Nestlé Waters Polska était de rationnaliser et de standardiser ses processus opérationnels liés à la mise en oeuvre de la zone d’achats au sein de l’organisation (zone Procure-To-Pay), en particulier pour l’élimination totale de la circulation de documents papier, minimisant ainsi la charge de travail et les délais de prise de décision. L’entreprise avait un besoin particulier d’assurer un haut niveau de sécurisation de ses données et documents, et d’avoir la possibilité de contrôler les coûts à chaque étape des processus d’achat. Suite à l’analyse des besoins, la décision a été prise d’acquérir un système informatique. Le choix s’est porté sur l’implémentation du système Enterprise Content Management de Comarch.
La solution acquise devait se baser sur la technologie SharePoint Server 2007, qui est la norme d’entreprise au sein du Groupe mondial Nestlé pour les systèmes internes. Comarch a proposé d’utiliser la plateforme SharePoint associée à des composantes ECM dédiées et originales, afin de soutenir la gestion de contenu dans la zone d’achat. La solution proposée est parfaitement compatible avec la technologie existante, et elle satisfait pleinement les exigences opérationnelles de Nestlé Waters Polska.
Les composantes originales de Comarch ECM (Enterprise Content Management) mises en oeuvre pour Nestlé Waters Polska, fonctionnant sur la base de la plateforme SharePoint, peuvent être divisées en trois modules fonctionnels pour supporter les processus d’achat :
La solution offre une gestion complète des processus Procure-To-Pay pour l’ensemble de Nestlé Waters Polska au sein de deux branches de la compagnie, ce qui élimine le flux de documents papiers dans le processus d’achat. Elle est utilisée quotidiennement par plus de 100 utilisateurs professionnels.
L’implémentation du système a été précédée d’une vérification approfondie des besoins de Nestlé Waters Polska et par des réunions d’analyse avec des spécialistes de Comarch, de sorte qu’un modèle cohérent des processus Procure-to-Pay de l'entreprise et la forme finale du système puissent être développés. L’implémentation incluait la configuration de la plateforme SharePoint, ainsi que l’adaptation et l’installation des modules originaux de Comarch ECM. Dans le cadre du projet, des mécanismes de contrôle des coûts ont été mis en place, utilisant l’approche « 3-way matching ». Le système contrôle l’exactitude des commandes, des livraisons et des factures correspondantes, puis notifie toutes les non-conformités qui se sont produites.
Dans le cas du flux opérationnel de documents d’achat et d’acceptation, la démarche d’approbation est définie de manière dynamique, sur la base de la matrice d’approbation de la structure interne de l’entreprise. Cela permet d’indiquer automatiquement les personnes responsables pour l’approbation/l’évaluation des étapes spécifiques des processus en accord avec les règles internes en vigueur au sein de Nestlé Waters Polska. Le système a été installé et lancé au siège de Nestlé Waters Polska. Comarch garantie les services d’assistance et de maintenance du système, tout comme le suivi de son développement et les services de conseil concernant l’utilisation de la plateforme SharePoint et des composantes Comarch ECM.
