Qu'est-ce que PEPPOL : Tout ce que vous devez savoir

Ce qui a débuté comme un projet restreint d'échange de documents, initialement axé sur les marchés publics intracommunautaires de l'UE, est en train de devenir rapidement un pilier mondial de l'échange de factures et de la passation de marchés. Le réseau PEPPOL s'étend désormais à un nombre croissant de pays, dépassant même les frontières de son origine, l’Union européenne. Cet article vise à vous présenter PEPPOL, à expliquer pourquoi il est devenu un moteur essentiel pour l'échange universel sécurisé de factures, et à détailler son fonctionnement.

Qu’est-ce que PEPPOL ?

PEPPOL est un réseau d'échange de documents qui permet à ses membres d'envoyer et de recevoir des documents électroniques de manière efficace et sécurisée. L'abréviation "PEPPOL" signifie "Pan-European Public Procurement On-Line".

L'histoire derrière PEPPOL

Établi en 2008 à l'initiative de l'Union européenne visant à favoriser l'innovation, PEPPOL fonctionnait initialement sous un accord multilatéral entre les États membres. Suite à son succès et à la fin du projet en 2012, sa gestion a été confiée à une association à but non lucratif appelée OpenPEPPOL.

L'objectif initial de PEPPOL était de rationaliser et d'intégrer les processus de passation de marchés publics au sein de l'Union européenne, en mettant l'accent sur l'interopérabilité entre les divers environnements d'Échange de Données Informatisé (EDI). Ce projet a établi de nouveaux standards techniques visant à créer une interopérabilité pour toutes les parties prenantes à travers l'UE. Contrairement aux solutions EDI traditionnelles, il offre des points d'accès universels permettant d'atteindre tous les membres du réseau sans avoir à contacter chaque partenaire séparément et ainsi éliminer les accords d'échange de documents individuels avec chaque partenaire commercial.

PEPPOL est également utilisé en dehors de l'UE dans des pays tels que le Canada, les États-Unis, Singapour et la Nouvelle-Zélande.

PEPPOL dans les relations B2G et B2B

Au fil des années, le réseau PEPPOL s'est étendu non seulement géographiquement, mais aussi dans sa portée opérationnelle. Aujourd'hui, il englobe l'échange de documents liés aux marchés publics ainsi que des échanges B2B plus étendus, notamment la facturation électronique transfrontalière.

Principes du réseau

La communication dans tout le réseau est organisée selon un modèle à quatre coins avec un service de répertoire central relayant des données de routage spécifiques en arrière-plan. L'expéditeur initial et le destinataire final se trouvent aux extrémités supérieures du modèle, chacun ayant ses propres points d'accès et fournisseurs de services respectifs.

Comment fonctionne PEPPOL ?

Pour comprendre le fonctionnement de PEPPOL, il est essentiel de savoir ce qu’est un Point d'Accès PEPPOL.

Les points d'accès PEPPOL, comme  Comarch,  sont  des entités techniques qui relient les utilisateurs du réseau PEPPOL aux services PEPPOL, leur permettant ainsi d'échanger des documents électroniques de manière sécurisée et standardisée.

PEPPOL fonctionne de manière similaire aux fournisseurs de télécommunications. Tout comme vous composez un numéro et que votre fournisseur de télécommunications se connecte avec le fournisseur du destinataire, PEPPOL suit un mécanisme similaire.

Voici comment fonctionne PEPPOL de manière générale :

• Identification des parties prenantes : Chaque participant au réseau PEPPOL se voit attribuer un identifiant unique, appelé identifiant PEPPOL, qui est utilisé pour l'adressage des documents électroniques.
• Émission des documents : Lorsqu'une entreprise souhaite envoyer un document électronique (comme une facture, un bon de commande, etc.) à une entité partenaire, elle utilise son propre système informatique pour créer le document dans un format compatible avec PEPPOL.
• Point d'accès : L'entreprise envoie ensuite ce document à un point d'accès PEPPOL de son choix.
• Routage : Une fois le document reçu par le point d'accès, celui-ci consulte le répertoire central PEPPOL pour obtenir les informations de routage nécessaires pour atteindre le destinataire correct. Ces informations comprennent l'identifiant PEPPOL du destinataire et son point d'accès associé.
• Transmission au destinataire : Le point d'accès de l'expéditeur transfère alors le document au point d'accès du destinataire via le réseau PEPPOL.
• Réception par le destinataire : Le point d'accès du destinataire reçoit le document et le rend disponible au destinataire pour traitement. Le destinataire peut alors consulter, valider et traiter le document électronique selon ses besoins internes.

Pourquoi PEPPOL ?

La relative simplicité de PEPPOL offre plusieurs avantages :

• La visibilité des factures et autres documents améliore la gestion de trésorerie et optimise les relations clients.
• L'utilisation de canaux de communication chiffrés renforce la sécurité des échanges de données.
• Les coûts de traitement des documents sont réduits grâce à l'automatisation des flux de travail et à l'interopérabilité des points d'accès

PEPPOL est en progression et gagne en importance, en dehors de l’europe tel que le Canada, les États-Unis, Singapour et la Nouvelle-Zélande.

PEPPOL est-il obligatoire ?

À partir d'avril 2020, toutes les entités et autorités publiques de l'UE doivent être capables de recevoir et de gérer les factures électroniques envoyées via PEPPOL. Cela offre une opportunité de rationaliser à la fois les transactions B2G nationales et transfrontalières, cela  élimine les divers critères pour le traitement des marchés publics fixés dans différents pays.

Comarch est membre d'OpenPEPPOL et un Point d'Accès PEPPOL certifié. Il offre à ses clients un échange électronique de documents rapide et fiable avec l'administration publique et les entreprises opérant sur  le réseau. Pour plus d'informations, contactez les experts de Comarch !