Que signifie la conformité légale dans un contexte de facturation électronique ?

Bien que l'idée de la facturation électronique ne soit pas nouvelle, la mise en œuvre de cette technologie est relativement récente. En effet, la facturation électronique a été adoptée il y a plusieurs années dans de nombreux pays, notamment Nordiques ou d'Amérique Latine. Dans les pays nordiques, la facturation électronique a été introduite pour optimiser les processus commerciaux et réduire les coûts d'exploitation, alors qu'en Amérique latine, le principal moteur du changement a été l'écart de TVA. Dans d’autres pays, la facturation électronique n’est qu’à l’état de projet voir sans législation aucune à venir, de sorte que les factures papier sont toujours traitées comme des documents juridiques.

Il est essentiel de garder à l'esprit que la digitalisation du processus de facturation - le remplacement des documents papier par des équivalents électroniques - n'est que la première étape vers l'automatisation du processus de facturation qui se traduira par des améliorations des processus métier telles que des données de meilleure qualité et mieux sécurisées ainsi que des flux de trésorerie améliorés.

De nombreuses entreprises, qui envisagent de mettre en œuvre un processus de facturation électronique recherchent plus qu'une simple digitalisation des processus. Elles recherchent des systèmes de facturation électronique innovants qui offrent une approche holistique du cycle de facturation et peuvent apporter une valeur ajoutée / des fonctionnalités supplémentaires tendant à automatiser autant que faire se peut les processus. Cela peut être réalisé, par exemple, grâce à l'utilisation de traitements et d'analyses de données basés sur l'IA / ML ou en introduisant des fonctionnalités conçues pour faciliter l’onboarding.

Cet article se concentre sur la conformité légale, en termes d'exigences légales des factures électronique, premier pas vers l'automatisation du processus de facturation électronique.

Conformité légale

En général, la conformité légale fait référence aux actions et pratiques qui sont exécutées conformément aux lois locales d'un pays dans lequel une entreprise opère. La conformité légale se décompose en 2 parties : légale et conformité. “Légal” signifie la législation et / ou les règles locales, alors que la “conformité” consiste à agir conformément à ces exigences.

Dans le domaine de la facturation électronique, la conformité légale signifie agir conformément aux règles définissant le traitement que les entreprises doivent faire des factures électroniques.

Pour être plus précis, il existe des lois qui définissent la manière dont les factures électroniques doivent être échangées entre les parties. Cela inclut les règles sur le format des factures électroniques, la manière dont elles sont échangées (directement ou via l'administration fiscale) et l'archivage (durée de conservation, emplacement des archives et formats).

Les éléments suivants doivent être traités comme des points clés de la conformité légale de la facturation électronique :

• Authenticité de l'origine - cela signifie s'assurer que les factures électroniques sont réellement envoyées par l'émetteur de la facture et non par quelqu'un qui les usurpe. Les moyens légalement acceptés pour garantir l'authenticité de l'origine peuvent inclure l'utilisation de signatures électroniques ou l'échange de factures électroniques par voie électronique.
• Intégrité du contenu - cela signifie que le contenu du document est sécurisé et n'a pas été modifié pendant tout le cycle de vie de la facture électronique (depuis l’émission jusqu’à la réception en passant par l’archivage). Semblable à l'authenticité d'origine, nous pouvons rencontrer différentes exigences IT (signature électronique ou EDI).
• Lisibilité - cette exigence garantit que les documents électroniques sont lisibles pendant toute la durée de validité du document. Ceci est particulièrement important lorsque les factures électroniques sont échangées dans un format structuré (XML ou UBL) et qu'un aperçu lisible par l'homme est fourni.
• Stockage - c'est-à-dire la durée pendant laquelle les factures électroniques doivent être archivées et disponibles pour tout contrôle ou audit fiscal. Cela peut également définir l'emplacement de l'archive, par exemple si un stockage local est requis (dans votre propre pays) ou si l'archivage à l'étranger est acceptable.

Il est à noter que la « conformité fiscale » n'est pas la même chose que la « conformité légale » lorsqu'on parle de facturation électronique. Bien que les 2 soient étroitement liés, ils ne doivent pas être mélangés ou combinés. En effet, la conformité légale se concentre sur la manière dont les factures électroniques doivent être traitées dans un pays donné, tandis que la conformité fiscale consiste à se conformer aux lois et réglementations fiscales en payant le montant correct dans les délais impartis.

Conformité juridique : la perspective mondiale

Comme mentionné précédemment, le paysage de la facturation électronique n'est pas homogène à travers le monde. Cela vaut à la fois pour les aspects techniques de la facturation électronique (c'est-à-dire les formats de facturation électronique) mais aussi pour les exigences légales.

Nous avons déjà mentionné la différence significative entre les approches latino-américaine et européenne. Le premier utilise une approche dite de Clearance et le second utilise généralement l'approche Post-audit. Le tableau ci-dessous présente les principales différences entre ces deux modèles :

Ce qui est intéressant, c'est que de plus en plus de pays adoptent le modèle latino-américain de Clearance ou quelque chose de similiaire. Ce fut notamment le cas de la Turquie, qui a adopté la facturation électronique en 2013, ou de l’Italie, qui a mis en œuvre la facturation électronique obligatoire en 2019.

Le passage du modèle post-audit à un modèle de contrôle au fur et à mesure (Clearance) de la création des factures est aujourd’hui une tendance forte. De plus en plus de pays adoptent ce modèle, car les autorités fiscales souhaitent suivre toutes les transactions en temps réel afin de contrôler la collecte des impôts et de s'assurer qu'elles peuvent réagir de manière appropriée en cas d'entrées illégales dans les déclarations fiscales. Les avantages pour les entités gouvernementales sont donc assez évidents : ils peuvent réduire considérablement la fraude et augmenter la perception des impôts avec facilité.

L'Inde est un exemple de pays qui adopte le modèle de dédouanement. L'introduction de la facturation électronique obligatoire en Inde s’est faite rapidement. Premièrement, il a été introduit sur une base volontaire en janvier 2020. Depuis le 1er octobre 2020, il est devenu pleinement obligatoire pour les entreprises dont le Chiffre d'Affaires annuel dépasse 500 Crore INR (environ 65 millions d'euros).

Toutes les entreprises ayant leur siège social ou des filiales sur le territoire indien devront créer des factures électroniques en utilisant leurs propres systèmes et les envoyer par voie électronique au portail d'enregistrement indien au format JSON pour validation. Toutes les factures reçoivent un numéro de référence de facture (IRN) et un QR code à partir desquels tous les détails de la facture peuvent être lus. Si ce processus est effectif, les factures avec signatures numériques sont ensuite envoyées au système GST. L'entreprise recevra alors la preuve que la facture a été enregistrée et la facture approuvée sera disponible pour le vendeur et l'acheteur sur le portail GST.

Ci-dessous, d'autres exemples de pays mettant en œuvre le modèle de dédouanement :

• Égypte : facturation électronique B2B obligatoire à partir du 15 novembre 2020 pour les entreprises sélectionnées (phase pilote)
• Vietnam : facturation électronique B2B obligatoire à partir de novembre 2020 (la date limite est susceptible d'être reportée à 2022)

En résumé

Le paysage réglementaire est aujourd’hui encore fragmenté. Certains pays imposent l'utilisation de la facturation électronique, tandis que d'autres laissent les entreprises choisir leur mode de facturation. Le résultat est une confusion réglementaire sur la conformité légale pour les entreprises évoluant à l’échelle mondiale. Même parmi les pays qui ont adopté la facturation électronique, le tableau est souvent confus : certains utilisent l'EDI pour échanger des données, tandis que d'autres se concentrent / se limitent sur l'utilisation de signatures électroniques. Les factures électroniques doivent être archivées et stockées pendant un certain temps, mais là encore, la durée varie en fonction des réglementations locales. À moins qu'une entreprise ne soit familiarisée avec les réglementations de chaque endroit où elle opère, elle risque à un moment donné de rencontrer des problèmes.

La compréhension des réglementations locales est l'un des facteurs clés de succès des projets de facturation électronique. L'un des plus gros problèmes pour les entreprises est d'assurer la conformité légale lors de la facturation des projets à l'échelle mondiale, chaque pays étant différent. En raison de ce paysage complexe et hétérogène, les entreprises mondiales supportent assez souvent des coûts informatiques importants lorsqu’il s’agit de se mettre en conformité avec les exigences locales.

Des entreprises spécialisées telles que Comarch peuvent aider les entreprises / clients à naviguer dans ce monde complexe et à surmonter les défis de la conformité légale. Ces experts peuvent aider les organisations à comprendre les réglementations locales et, plus important encore, aider au déploiement de projets mondiaux de facturation électronique.

Il convient de souligner qu'en mettant en œuvre une solution avancée de facturation électronique, les entreprises, en plus de bénéficier de l'abandon des documents papier ; optimisent leurs processus, augmentent leur niveau de performance grâce aux fonctionnalités clés de ces systèmes (telles que le traitement des données, l'analyse et les fonctionnalités basées sur l'Intelligence Artificielle et le Machine Learning, conçues pour faciliter le processus d’onboarding). Les entreprises ne devraient pas attendre un mandat gouvernemental pour moderniser leurs processus. Au lieu de cela, ils devraient explorer la mise en œuvre de la facturation basée sur l'IA / ML afin de commencer immédiatement à profiter de tous les avantages que l'automatisation a à offrir.

Si vous voulez en savoir plus, nous vous suggérons de consulter notre dernière série d’ebooks intitulée « La facturation électronique prend une nouvelle dimension », qui traite des dernières avancées en matière d'échange de documents électroniques, y compris les dernières fonctionnalités IA/ML.

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