Pourquoi devriez-vous mettre à niveau votre système EDI vers une solution cloud ?

Comment une industrie comme celle des fournitures de bureau peut-elle tirer avantage d’un EDI basé sur le cloud ?

L'industrie des fournitures de bureau a toujours été un secteur important et la nécessité d'être compétitif sur le plan financier est l'un des principaux défis auxquels elle est confrontée chaque jour. Elle a pour but de fournir à ses clients, composés de grandes et petites entreprises, d'entités publiques et d'organisations non commerciales, tout l'équipement dont ils ont besoin pour réaliser leur travail.

Les sociétés de cette industrie doivent faire affaire avec leurs fournisseurs, qui peuvent être implantés localement ou internationalement. Les prix sont mis à jour en temps réel et les niveaux de stock sont modifiés quotidiennement. Avec des attentes aussi rigoureuses, il est essentiel que les transactions soient basées sur l'EDI. Ce type de solution permet aux entreprises d’accomplir rapidement de nombreuses tâches essentielles telles que passer et recevoir des commandes, informer ou recevoir des mises à jour sur les marchandises expédiées et échanger des factures conformes à la loi.

Dans cet article, nous allons examiner de plus près trois types d'échange : les commandes, les avis d'expédition et les factures, et expliquer pourquoi la migration vers une solution EDI basée sur le cloud pourrait résoudre de nombreux problèmes.

Réactivité et efficacité avec les commandes

Dans un monde en constante évolution, les chefs d'entreprise doivent garder une longueur d'avance. L'EDI offre la capacité d'être réactif, adaptable et efficace.

Lorsqu'un client passe une commande auprès de son fournisseur d’articles de bureau, celui-ci doit réagir rapidement et rassembler tous les éléments requis de la commande. Certains de ces éléments doivent être eux-mêmes commandés. Les commandes basées sur l’EDI sont instantanées et peuvent être immédiatement confirmées par le fournisseur.

L'utilisation d'une solution EDI basée sur le cloud offre la capacité d'être flexible et réactif dans le cas où un changement technique est nécessaire dans les pratiques commerciales des deux entités. Ces demandes de changement se produisent souvent avec des délais de mise en œuvre très courts. Ici, votre fournisseur peut mettre à jour votre solution EDI basée sur le cloud conformément au délai demandé.

Suivi en temps réel grâce aux avis d'expédition

Comme dans d'autres secteurs, les marchandises du secteur des fournitures de bureau sont souvent composés d'articles assemblés, commandés auprès de divers fournisseurs. L'EDI permet de suivre de près l'expédition des marchandises par les fournisseurs et de planifier soigneusement la livraison au client final.

C’est aussi une industrie dans laquelle sont souvent fournis des services supplémentaires tels que l'assemblage de meubles. Dans ce cas, toutes les pièces de mobilier sont expédiées au même endroit et sont assemblées par un tier. Dans cette situation, une solution basée sur le cloud peut être adaptée pour fournir des workflows spécifiques orientés métier. Cela ne serait pas possible avec une solution on-premise sans effectuer d'importantes modifications.

L'implémentation native de ces workflows spécifiques à l'industrie dans une solution EDI basée sur le cloud permet aux activités d'être exécutées sans problème, sans aucune limitation technique.

Factures et conformité aux réglementations fiscales locales et internationales

La facturation est obligatoire et essentielle pour les entreprises, et l'industrie des fournitures de bureau ne fait pas exception. Les entreprises de ce secteur font affaire avec de nombreux fournisseurs basés dans différents pays. Et plusieurs pays signifient plusieurs réglementations fiscales.

De plus en plus de validations sont demandées par les autorités fiscales. L'EDI peut vous aider en vérifiant automatiquement tous les documents échangés. La facturation électronique, basée sur l'EDI, offre à l'industrie des fournitures de bureau un moyen facile d'échanger des factures avec des fournisseurs et des clients.

Année après année, les échanges de factures avec les partenaires commerciaux ou les autorités fiscales évoluent. Les gouvernements demandent aux entreprises de suivre de nouvelles règles et d'adopter de nouvelles méthodes pour échanger les factures. L'Italie est l'un des pays les plus récents à avoir mis en œuvre des changements à ce niveau. Les autorités fiscales y ont mis en place un portail (SdI) auquel toutes les entreprises sont tenues d'envoyer leurs factures clients, et qui envoie ensuite les factures au client.

Une solution EDI basée sur le cloud couvre nativement ces réglementations spécifiques, évitant aux entreprises de perdre du temps à mettre en œuvre les changements demandés. La réglementation continuera d'évoluer et la mise en œuvre d'une solution EDI basée sur le cloud garantit un avantage concurrentiel dont toute entreprise de fourniture de bureau pourrait bénéficier.

Autres avantages à passer au cloud

Avoir une solution EDI basée sur le cloud ne fournit pas seulement des avantages commerciaux.

L'hébergement en interne d'une solution EDI on-premise nécessite que l’entreprise dispose d'une infrastructure informatique solide. Une entreprise de fournitures de bureau qui ne peut pas envoyer de commandes à ses fournisseurs ni de factures à ses clients serait très problématique. Par conséquent, avoir une solution EDI basée sur le cloud et une entente de niveau de service (Service Level Agreement) solide apporte une tranquillité d'esprit.

Conclusion

L'EDI est vital pour l'industrie des fournitures de bureau. Son utilisation peut améliorer les activités quotidiennes des entreprises et leur permettre d'être plus compétitives.

L'utilisation d'une plateforme EDI basée sur le cloud présente de nombreux avantages et la migration vers une telle solution doit être envisagée par toute entreprise du secteur des fournitures de bureau qui utilise actuellement une solution on-premise. L'urgence est d’autant plus grande que d'autres changements demandés par les partenaires commerciaux et les autorités fiscales sont à venir.

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Arnaud FRANÇOIS est ingénieur avant-vente depuis plus de six ans, diplômé de l'IMT Lille School avec un diplôme d'ingénieur en informatique et télécommunications. Il est responsable du marché français et spécialisé dans l’EDI, la facturation électronique et le Master Data Management chez Comarch depuis 2017.