Optimiser les communications dans l’Industrie Pharmaceutique

Dans l'industrie pharmaceutique, les processus de commandes et de facturation restent souvent figés dans des méthodes traditionnelles qui peuvent être peu efficaces au quotidien. Les canaux de communication non optimisés entraînent des retards, des erreurs et une gestion administrative lourde. Avec l'introduction de la réforme sur la facturation électronique, ces défis sont amplifiés par de nouvelles exigences réglementaires. 

Cependant, cette réforme représente également une opportunité unique pour l’ensemble du secteur pharmaceutique de moderniser et optimiser leurs opérations.

Découvrez dans cet article les acteurs du secteur, en quoi consiste les exigences de la réforme et les changements à venir.

Les acteurs du secteur et leur rôle

Les acteurs de cette industrie se divisent en trois grands groupes : 

• les laboratoires pharmaceutiques, responsables de la fabrication des médicaments et des dispositifs médicaux
• les distributeurs, désignés par l'État pour distribuer les médicaments aux pharmacies
• les pharmacies et parapharmacies, qui vendent les médicaments directement aux patients (entre autres missions liées aux médicaments et à la santé).

Les distributeurs, en tant que pierre angulaire du marché pharmaceutique en France, jouent un rôle crucial. Ils sont les mieux placés pour porter cette réforme dans l'industrie pharmaceutique. Les principaux distributeurs en France, Alliance Healthcare, OCP Répartition, Phoenix Pharma, CERP Rhin-Rhône-Méditerranée, CERP Bretagne Atlantique, CERP Rouen, et Groupe Giphar, devront s'adapter et se conformer à ces nouvelles exigences.

Comprendre la réforme sur la facturation électronique

La réforme de la facturation électronique vise à moderniser et sécuriser les échanges commerciaux en imposant des normes strictes pour la transmission et la réception des factures afin de récupérer et éviter les fraudes à la TVA.

Cette réforme exige que les entreprises adoptent des solutions numériques certifiées pour garantir l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité des factures tout au long de leur cycle de vie. Pour les distributeurs pharmaceutiques et les laboratoires, cela signifie une transition inévitable vers des systèmes automatisés et sécurisés de gestion des factures.

Cette réforme contient 4 exigences clefs : 

• L’authenticité et l’intégrité : les factures électroniques doivent être garanties authentiques et intactes de l’émetteur au récepteur
• L’archivage sécurisé : les factures doivent être archivées de manière sécurisée pendant une période déterminée, souvent plusieurs années.
• L’interopérabilité : les solutions de facturation doivent être compatibles avec différents systèmes et respecter les normes.
• Traçabilité et transparence : Les entreprises doivent pouvoir tracer l’intégralité du parcours d’une facture électronique, de sa création et son archivage.

Les changements à venir

Pour comprendre les changements à venir avec la réforme, examinons les processus existants. Aujourd'hui, lorsqu'une pharmacie passe une commande, plusieurs options sont possibles selon ses fournisseurs et distributeurs (voir aussi le groupement auquel elle appartient) : 

• commande électronique,
• catalogue électronique,
• messagerie sécurisée,
• téléphone,
• commercial du laboratoire,
• logiciel connecté en EDI à son fournisseur ou distributeur, etc. 

Cependant, la majorité de ces canaux ne seront plus optimaux après le 1er septembre 2026. Après cette date, les fournisseurs (distributeurs et laboratoires) devront émettre des factures conformes aux nouvelles exigences de la réforme, sous formats structurés. Idéalement, toute la chaîne logistique médico-pharmaceutique devrait utiliser des logiciels adaptés à la réforme et basés sur l'EDI. Cela permettrait d'optimiser les processus dès la commande, avec des avantages significatifs tels que la réduction des erreurs, l’amélioration des relations commerciales, la sécurité des données ou encore le suivi et la traçabilité.

Comment répondre à la réforme de la facturation électronique 

Pour se conformer à cette réforme, les entreprises en France pourront passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).

La PDP est un prestataire de services qui jouera plusieurs rôles clés :

• Émission, transmission, réception des factures électroniques : Conversion des factures au format requis par le client tout en assurant l'intégrité, l'authenticité, la lisibilité et l'exhaustivité des données.
• Transmission de données à l'administration fiscale : Extraction et transmission des informations nécessaires telles que l'identification des parties, les montants de TVA, etc.
• Transmission des données de paiement : Gestion des données de transaction même sans facture électronique.

Cette réforme s'inscrit dans une démarche européenne visant à mieux contrôler la TVA, nécessitant un partenaire capable de gérer les portails gouvernementaux européens et internationaux.

Comarch, en tant qu'éditeur, hébergeur et intégrateur de ses propres solutions, se positionne comme un partenaire de choix pour accompagner les entreprises pharmaceutiques dans cette transition. Nos solutions EDI et E-Invoicing sont conçues pour répondre aux exigences les plus strictes de la réforme, tout en apportant des bénéfices significatifs à votre organisation.

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