La facturation électronique, un défi pour les entreprises évoluant à l’international

Bartlomiej Wójtowicz, Comarch : “Pour entrer dans le monde de la facturation électronique, il faut disposer des bons outils et savoir les utiliser efficacement.”

Où en est-on aujourd’hui ?

La "révolution” de la facturation électronique bat son plein et incite de nombreux responsables gouvernementaux à introduire de nouvelles lois susceptibles d'aider leurs pays à passer du papier à l'échange de documents informatisé. Et pourtant, nombreuses sont encore les entreprises à avoir du mal à adopter la facturation électronique. Comment cela se fait-il ?

Ce que l'Union Européenne a fait en termes “d'évangélisation" de l'utilisation de la facturation électronique a permis de la rendre obligatoire dans des pays comme la France, l'Espagne et l'Autriche - toutefois, les règles ne s'appliquent actuellement qu'aux transactions B2G avec des entités de l'administration publique. Il semble donc que, bien que le battage médiatique ait été (et reste) important, il n'a pas été suffisant pour contribuer à populariser la facturation électronique dans le modèle B2B et B2C (où se déroule la majeure partie des échanges mondiaux de documents).

Ces deux environnements restent donc pleins d'inconnues, ce qui explique pourquoi tant de dirigeants d'entreprise ne savent pas quelle plateforme d'échange de données choisir pour commencer à partager des factures électroniques avec leurs partenaires commerciaux, quels formats de documents utiliser, s'ils doivent numériser uniquement leurs processus de comptabilité fournisseurs (AP) ou de comptabilité clients (AR) - ou les deux, etc.

Et si l'on considère qu'il y a encore des centaines d'entreprises qui continuent à gérer leurs opérations d'échange de documents en utilisant exclusivement le papier, il n'est guère surprenant que beaucoup hésitent à passer au tout numérique - même si elles en connaissent bien les avantages. Après tout, la facturation électronique permet de réduire considérablement les coûts opérationnels (de 50 à 60 %), d'accélérer le délai de paiement tout en améliorant la qualité des données. 

La solution ? Créer une bonne stratégie de facturation électronique

La pandémie de COVID-19 a obligé des milliers d'entreprises à revoir leur stratégie commerciale et à prendre le train de la "numérisation" en marche. Par conséquent, de nombreuses entreprises sont désormais conscientes qu'elles doivent commencer à utiliser une solution de facturation électronique ou un système EDI innovant si elles veulent mener à bien leurs opérations d'échange de documents et collaborer efficacement avec leurs partenaires. Bien sûr, il existe des dizaines de solutions de ce type sur le marché. La question est donc de savoir comment choisir la bonne.

Dans l'ensemble, les entreprises - en particulier celles évoluant à l’international - devraient rechercher une plateforme d'échange de données qui puisse les aider à relever les défis auxquels elles sont confrontées. En d'autres termes, le système qu'ils ont choisi doit leur permettre, par exemple, d'envoyer et de recevoir des factures créées dans divers formats, de partager leurs documents en utilisant de multiples canaux de distribution (portails web, courrier électronique, etc.) et de se conformer pleinement aux dernières réglementations légales (dans toutes les régions du monde où ces entreprises opèrent).

Cependant, elles doivent au préalable définir le périmètre de la numérisation. Les décideurs doivent pouvoir répondre aux besoins actuels de l’entreprise tout en anticipant les besoins futurs. Pour certaines, l'expansion géographique est cruciale ; pour d'autres, la numérisation de la gestion des commandes et des processus logistiques devient incontournable. Il s'agit donc de trouver le bon équilibre.

De même, certaines entreprises peuvent être intéressées par l'amélioration de leurs processus de communication en ajoutant à leur plateforme des fonctions de rapprochement de factures, de gestion des réclamations ou de contrôle des dépenses. Il est donc essentiel d'être conscient de toutes les possibilités offertes et de choisir la direction dans laquelle l'entreprise doit s'engager.

Il est également important de savoir si les partenaires et clients sont prêts à participer à la révolution de la facturation électronique. La situation exige donc des entreprises qu'elles encouragent les autres parties impliquées dans leur activité à aller de l'avant et les aident dans le processus d'intégration. En outre, en impliquant les partenaires dans le processus d'élaboration d'une stratégie, les entreprises pourront plus facilement décider de canaux de distribution spécifiques, de formats de documents et de règles de vérification et d'approbation des factures. Du point de vue de la comptabilité fournisseurs, il convient d'envisager la mise en place d'un portail pour les petits partenaires, afin que les entreprises puissent bénéficier d'un flux de documents entièrement structuré et de possibilités de reporting avancées.

"Un objectif sans plan s’appelle un vœu".

La citation d'Antoine de Saint-Exupéry ci-dessus résume bien la situation. Pour entrer dans le monde de la facturation électronique, il faut disposer des bons outils et savoir les utiliser efficacement. Les entreprises internationales ne doivent donc pas considérer la facturation électronique comme une menace, mais plutôt comme une opportunité d'améliorer leurs processus commerciaux et de renforcer leurs relations avec leurs partenaires.

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