Facturation électronique : pourquoi l'intégration des partenaires reste -t-elle un défi majeur ?

Si vous allez sur Internet et consultez des articles sur "Comment lutter contre la procrastination et passer à l'action ?", vous remarquerez rapidement qu'ils présentent un thème commun : leurs auteurs veulent vous faire reconnaître et accepter qu'il est plus facile de planifier que d'accomplir vraiment des choses.

Les personnes qui s'intéressent à la facturation électronique peuvent s'identifier d'une certaine manière à cette idée. Connaître tous les avantages des systèmes actuels d'échange de documents est une bonne chose, mais vous en acheter un et parvenir à le faire fonctionner (et à l'utiliser correctement) est une autre histoire. Le fait de commander une nouvelle solution n'est pas ici le problème principal, puisqu'il incombe généralement au fournisseur de s'assurer que le système est parfaitement opérationnel. C'est l'intégration qui préoccupe davantage les entreprises.

Processus consistant à faire adopter une solution donnée de facturation électronique aux fournisseurs ou aux clients, l'intégration implique de collecter et de fournir les informations requises pour établir des connexions entre les parties, sans lesquelles il est impossible de procéder à des échanges de documents. Sur le papier, cela semble assez évident. En réalité, cependant, l'intégration est considérée comme un défi majeur. Selon certaines entreprises, la complexité de l'intégration des partenaires dépend de divers détails techniques.

Premièrement, plus l'entreprise est grande et plus elle compte de partenaires commerciaux, ce qui signifie qu'il y a beaucoup plus de travail à faire pour « connecter » les différentes parties prenantes et que cela influe bien sûr sur la durée du projet de facturation électronique. Deuxièmement, selon la maturité technologique des partenaires de l'entreprise, l'intégration peut ressembler à une promenade de santé ou plutôt à un voyage en terre inconnue, surtout s'il est nécessaire de tenir compte d'un grand nombre de moyens de communication (e-mail, portail Web, EDI, API, etc.) et si vous ne disposez pas d'une base solide sur laquelle vous appuyer et pouvant être développée. Troisièmement, il existe un manque de volonté d'investissement dans la facturation électronique de la part de vos partenaires, (probablement) dû à une compréhension insuffisante de ses avantages à court et à long termes, ainsi qu'à la crainte qu'elle soit trop difficile à mettre en oeuvre.

Ceci nous amène au quatrième argument : quand les partenaires sont réticents à adopter la facturation électronique, certaines entreprises peuvent avoir l'impression qu'essayer de les convaincre qu'il s'agit de la voie à suivre équivaut à se battre contre des moulins à vent. En d'autres termes, il peut être considéré comme vain (et non rentable) d'essayer de faire fonctionner l'échange électronique de documents avec tout le monde. Il s'agit selon ces sociétés d'un exercice risqué.

Tous ces arguments sont bien sûr raisonnables, mais le processus d'intégration ne doit pas nécessairement vous empêcher de dormir la nuit. Alors comment rendre l'intégration plus pratique et abordable ? Il existe deux principaux axes d'amélioration : l'élaboration d'une stratégie pour aborder ce processus et l'utilisation des bons outils d'intégration. Agir sur ces deux points peut contribuer à éliminer certaines difficultés.

De plus, la facturation électronique suscitant de plus en plus d'attention à l'heure actuelle, liée en grande partie à la révolution juridique en cours, de nombreux pays ayant déjà adopté (ou étant sur le point d'adopter) de nouvelles réglementations visant à rendre obligatoire la facturation électronique B2G, les experts dans ce domaine s'attendent à ce qu'énormément d'entreprises rejoignent le mouvement et abandonnent l'idée d'échanges de documents sur support papier, non seulement avec les administrations publiques, mais aussi pour leurs opérations B2B. Ceci devrait permettre aux entreprises de convaincre leurs partenaires de coopérer lorsque la bonne occasion de passer au numérique se présente, ce qui résoudrait deux des quatre problèmes principaux évoqués ci-dessus.