Facturation électronique : comment aborder efficacement le processus d'intégration des partenaires ?

L'intégration des partenaires est souvent considérée comme un long processus en plusieurs étapes dont le fournisseur de technologie est le seul responsable. Un tel scénario porte également le nom de « modèle d'externalisation » et présente des avantages appréciables. Par exemple, vous n'avez pas besoin d'affecter vos propres ressources à la gestion du projet de facturation électronique. Cependant, vous devez pouvoir compter sur votre fournisseur de technologie pour bien faire le travail. « L'autre modèle » consiste à vous charger de la communication initiale avec vos partenaires commerciaux, mais dans ce cas vous devez être parfaitement préparé(e), c'est-à-dire que vous devez vous occuper de la planification, des délais, d'informer les partenaires à propos des avantages (et de répondre à leurs questions) et ainsi de suite. Bien sûr, le fournisseur de technologie de facturation électronique doit être impliqué dans les aspects techniques du processus d'intégration (à savoir, la configuration), mais est-il possible de procéder autrement ?

Il existe une autre solution, qui consiste à laisser les partenaires procéder à ce que l'on appelle « l'auto-intégration », c'est-à-dire s'enregistrer via un portail Web et fournir toutes les informations commerciales et techniques nécessaires au moyen de formulaires dédiés, le tout sans l'aide d'un fournisseur. Il s'agit d'une approche plus rapide, et semblerait de plus en plus populaire dans le monde de l'entreprise.

Cependant, seules quelques entreprises optent pour une configuration de service plus poussée (comme l'ajout de services liés au paiement, par exemple), l'utilisant pour encourager leurs partenaires à suivre le mouvement et à commencer à recourir eux-mêmes à la facturation électronique. C'est dommage, car cela serait bénéfique pour toutes les parties prenantes.

Cela étant dit, sachant que l'intégration est toujours considérée comme un frein important, voici un cadre pour contribuer à guider les entreprises à travers le processus d'intégration et les aider à l'aborder avec le bon état d'esprit.

Phase 1 - La stratégie

En ce qui concerne la stratégie, il est capital de définir des objectifs clairs dès le départ et de s'y tenir pendant toute la durée du processus. Un fournisseur peut alors être d'une grande aide, car il est capable d'analyser votre infrastructure, ainsi que vos objectifs et exigences, et de mettre en exergue les points auxquels vous devez accorder davantage d'attention.

Il s'agit également de l'occasion de vous pencher sur la « segmentation des partenaires commerciaux », ce qui signifie que vous devez effectuer un sondage pour étudier les niveaux de maturité technologique (déterminer les capacités techniques d'une solution proposée) et préparer une liste de partenaires pour la mise en oeuvre initiale. Bien sûr, votre fournisseur doit être capable de le faire pour vous, avec l'aide des consultants du centre d'assistance ou en utilisant des formulaires automatisés.

Phase 2 – La pré-intégration

La deuxième étape consiste à collecter les données des partenaires, comme les coordonnées, le volume de documents, les identifiants des entreprises, etc. Un seul et même processus s'appuyant sur les outils d'auto-intégration devrait permettre de recueillir toutes ces données.

Cela doit également être considéré comme une occasion d'améliorer la qualité des données, en éliminant les entrées qui sont obsolètes, incomplètes ou inexactes. De cette manière, en faisant vos premiers pas sur la voie de la facturation électronique, vous n'aurez pas l'impression de traîner des pieds.

Phase 3 – L'information

À ce stade, vous devez vous consacrer à mener ce que nous appelons des « campagnes d'adoption de la facturation électronique », afin d'informer vos partenaires commerciaux des avantages de l'échange électronique de documents. Vous pouvez le faire au moyen d'une série d'e-mails, de bannières publicitaires en ligne, ou d'une page d'accueil dédiée qui comporte toutes les informations dont les partenaires ont besoin pour démarrer, y compris un lien vers le portail d'enregistrement.

Vous, ou votre fournisseur, devez aussi fournir à vos partenaires des données précises sur le déroulement de l'intégration du début à la fin, qui peuvent également être communiquées par le biais de supports marketing personnalisés, comme des dépliants et des brochures. Quelques événements spéciaux peuvent être organisés, comme des ateliers et des webinaires gratuits, pour vous aider à diffuser le message.

Une fois l'étape de planification terminée, il est temps de commencer à mettre en place les connexions avec vos partenaires grâce aux outils d'auto-intégration. Deux volets sont ici concernés : l'enregistrement et la configuration.

Phase 4 – L'enregistrement

À ce stade, vous devriez être prêts à fournir à vos partenaires commerciaux un accès à un portail d'enregistrement qui leur permettra de rejoindre votre réseau de facturation électronique en remplissant le formulaire et en téléchargeant des données (requises pour établir une connexion, comme un EDI). Votre partenaire sera en mesure d'effectuer toutes ces opérations en utilisant son compte d'administrateur (avec la possibilité d'ajouter de nouveaux utilisateurs et de gérer leurs rôles et droits). Il est également possible, par exemple, de générer automatiquement des accords de facturation électronique pour accélérer encore davantage l'ensemble du processus.

Il serait aussi utile de disposer d'un espace virtuel spécifique, dans lequel vous pourriez recueillir toutes les informations essentielles concernant le projet, comme une description complète du processus d'intégration, des spécifications techniques concernant les normes industrielles (ainsi que les types de messages inclus dans l'énoncé de portée du projet) et les coordonnées de l'équipe d'assistance.

Phase 5 - La configuration 

Ensuite, il ne vous reste plus qu'à effectuer les réglages : de petits ajustements ici et là pour adapter le système aux besoins de vos partenaires. Cela concerne des aspects tels que la configuration de l'EDI, les essais des transferts de documents (ainsi que la réalisation d'essais de bout en bout), et ainsi de suite. Tout ceci doit être fait à l'aide d'un portail unique d'autointégration connecté à l'intégralité de la solution de facturation électronique, couvrant tous les niveaux de maturité technologique.

Un portail Web constitue une excellente solution pour tous les partenaires commerciaux, car il leur permet de gérer facilement leurs données et de mettre en place de nouvelles connexions par eux-mêmes. Quant à ceux qui présentent une plus grande maturité technologique que les autres, cela leur donne la possibilité de choisir des formats de documents et des moyens de communication dans la liste de partenaires interopérables du fournisseur et de mettre à jour les certificats par eux-mêmes.

Dans certains cas, cela ne sera cependant pas suffisant. De ce fait, certains partenaires commerciaux (ceux qui nécessitent une intégration à l'aide de moyens de communication et de formats de documents spécifiques) auront besoin d'une solution dédiée proposée par le fournisseur.

Cependant, avant la mise en service, vous devez aussi permettre à vos partenaires commerciaux de tester la connectivité et de vérifier si les formats de documents, les canaux de transmission et les fonctionnalités de conversion de données sont corrects.

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