Comment l'EDI améliore les processus dans les secteurs de la logistique et du transport

Les entreprises dotées d'une stratégie logistique durable et bien structurée sont sans aucun doute dans le contexte actuel les seules qui performent. Toutefois, même la meilleure stratégie ne pourra être mise en œuvre avec succès sans un flux de données et d'informations efficace et opportun. Il existe plusieurs façons de mettre en place un processus fiable, rapide et transparent. L'une d'elles consiste à utiliser l'échange de données informatisé. Comment et pourquoi est-ce si important pour ce secteur ? C'est ce que nous allons voir au travers de cet article.

L'importance de l'EDI pour le transport

Les entreprises de transport telles que les transporteurs, les courtiers et les expéditeurs sont constamment à la recherche de moyens d'améliorer leur efficacité et de réduire leurs coûts. Nombre d'entre elles, dans le secteur de la logistique, utilisent déjà l'EDI à cette fin. De cette façon, ils améliorent la communication avec leurs clients et partenaires commerciaux tout en facilitant l'ajout de nouveaux partenaires à leur plateforme EDI ou encore la réception d'offres de fret EDI. Au fil des ans, il est devenu crucial pour les entreprises de logistique de mettre l’EDI au cœur de leur stratégie. Il est peu probable que cela change dans un avenir proche.

L'industrie du transport est non seulement l'une des plus importantes à l'échelle mondiale, mais elle représente également un défi majeur en termes de compétitivité. En tant qu'industrie qui exige des échanges de données et des expéditions rapides, précises et efficaces, elle a été l'une des premières à adopter les logiciels EDI.

L'utilisation de l'EDI est essentielle pour établir et maintenir des relations commerciales à long terme avec les clients et les fournisseurs, en assurant une automatisation efficace des communications quotidiennes à large échelle. En permettant aux services de concentrer leur attention sur des tâches plus importantes et plus rentables, et en éliminant la saisie manuelle des informations dans les systèmes opérationnels de facturation et d'expédition, l'EDI permet non seulement de minimiser la saisie manuelle des données, mais aussi de gagner du temps et de l'argent. En conséquence, il permet une communication transparente et efficace entre les entreprises.

Une solution EDI apporte aux entreprises le contrôle et la visibilité totale dont elles ont besoin pour mener à bien leurs activités avec leurs clients et partenaires commerciaux en automatisant et en normalisant l'échange de données essentielles. En offrant un traitement temps réel des données EDI des expéditions entrantes et sortantes, vous éliminez les aléas qui sont souvent associés aux opérations de transport, tout en rendant le flux de travail plus fluide et plus efficace.

Les transactions les plus pertinentes facilement exécutables en EDI

Avec l'utilisation de l'EDI, il est possible non seulement d'échanger des documents standards tels que des commandes et des factures, mais aussi de réaliser simplement de nombreuses transactions spécifiques au secteur.

Les transactions EDI les plus pertinentes réalisées en logistique pour communiquer entre le transporteur, l'expéditeur et le destinataire à l'aide de documents électroniques sont les suivantes :

• Appel d’offre de transport routier : généralement soumis par l'expéditeur au transporteur pour demander l'enlèvement.
• Réponse à un appel d'offres : utilisée par le transporteur en réponse au message d'appel d'offres du transporteur pour accepter ou refuser l'enlèvement.
• Détails et facture du fret : émis par le transporteur à destination de l'expéditeur / affréteur après la livraison, il contient tous les détails de l'envoi et est utilisé comme facture pour la demande de paiement.
• Connaissement / Bon de chargement  : document électronique délivré par un transporteur à un expéditeur / affréteur, comprenant les détails de l'expédition tels que la quantité, la date, l'expéditeur, le destinataire et la destination des marchandises transportées.
• Manifeste de chargement : émis par un transporteur à l'intention des destinataires pour les informer du contenu d'une remorque à marchandises multiples.
• Notification et suivi de livraison : afin de faire le point sur l'état d'une expédition / livraison.
• Ordre de paiement / avis de paiement : utilisé pour traiter un paiement à un bénéficiaire ou comme avis de remise, indiquant les détails nécessaires pour appliquer le paiement au système de crédit du bénéficiaire.
• Accusé de réception fonctionnel : utilisé par l'expéditeur et le transporteur en réponse et en confirmation à chaque message reçu.

Il existe de nombreuses autres transactions EDI utilisées dans l'industrie du transport, notamment pour le transport aérien, maritime, ferroviaire et routier, mais il est possible d'adapter votre solution EDI en fonction de vos préférences ou des spécifications d'un système particulier. En effet, les solutions d'échange de données informatisées sont largement personnalisables.

De nos jours, le business et la communication avec les partenaires commerciaux où le besoin de préparer, d'envoyer, de recevoir et de traiter un grand nombre de documents est important, la technologie EDI s’impose comme la norme. Elle est utilisée à la fois par de petites entreprises, les grandes sociétés et groupes.

Il existe différentes normes EDI communes utilisées dans le transport et la logistique dans le monde entier, telles que :

• EDIFACT : utilisée principalement en Europe et dans le transport international.
• ANSI X12 : la principale norme utilisée en Amérique du Nord.

Toutes deux sont conçues pour échanger des documents par voie électronique et exécuter des processus entre partenaires commerciaux.

Avantages de l'EDI pour les entreprises de transport

L'utilisation de l'EDI est de plus en plus courante dans le secteur de la logistique à l'échelle mondiale. Elle permet de transformer des opérations complexes et difficiles à gérer en opérations rationalisées et plus efficaces.

L'échange de documents EDI entre partenaires commerciaux rationalise et simplifie considérablement les processus commerciaux. 

Le principal avantage pour le secteur est que les communications commerciales de base, en particulier lorsque les volumes d’information échangés sont importants, peuvent être automatisées grâce à l'EDI. 

L'EDI élimine également la nécessité pour les expéditeurs / transitaires de saisir manuellement les informations dans leurs systèmes de comptabilité et d'expédition opérationnelle. Cela permet de gagner du temps et de l'argent en éliminant les erreurs de saisie et de re-saisie de données potentiellement coûteuses qui peuvent se produire.

Parmi les autres avantages importants :

• Une vitesse et une précision accrues pour communiquer de manière fluide et efficace avec toutes les parties prenantes de la chaîne d'approvisionnement.
• Élimination du papier et de toutes les dépenses qu'il entraîne.
• Rationalisation de l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement, y compris la gestion des transports, la planification et les processus de suivi.
• Amélioration de l'efficacité de la logistique et de l'approvisionnement, et optimisation de la gestion des stocks / entrepôts.
• Opérations effectuées sur des réseaux privés et sécurisés pour l'échange de données.

Conclusion : Est-il possible de fonctionner sans l'EDI dans le secteur du transport et de la logistique ?

Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les entreprises de transport et de logistique peuvent être intéressées par la transmission électronique de données à l'aide d'un logiciel EDI.

Chaque système EDI peut avoir des fonctions différentes impliquant des solutions techniques et des configurations organisationnelles partiellement différentes. Ces systèmes sont rentables dès lors que les volumes de transactions sont élevés, répétées et standardisées, et donc dans le cadre d'accords fermés et de relations inter-organisationnelles à long terme.

La mise en œuvre d'une solution EDI permet aux entreprises de transport et de logistique d'accroître l'efficacité de leurs ressources, de maîtriser pleinement leurs coûts et de devenir plus efficaces et plus compétitives sur le marché. Alors oui, il est possible de fonctionner sans EDI - mais pourquoi ne pas rendre les choses plus faciles et plus efficaces ?

Découvrez la Plateforme d'Echange et de Gestion des Documents Comarch