E-invoicing : Relever les challenges d’aujourd’hui

Garder votre entreprise sur de bons rails est extrêmement difficile de nos jours, principalement car cela dépend non seulement de vous mais aussi de vos partenaires. L'environnement business actuel est comme un organisme vivant - même une petite infection peut évoluer vers une forme chronique et l’affecter entièrement.

Comme en témoignent les événements les plus récents, la vie prend une tournure inattendue parfois, et cela suffit pour que l’économie mondiale soit menacée. Pour cette raison, toutes les entreprises doivent être conscientes des défis actuels et prendre des mesures de précaution.

1. Premier défi : le traitement du papier

Le traitement des documents papier régit encore la grande majorité des opérations commerciales, au détriment des retards de paiement, d’un accès limité aux documents historiques, ainsi que d'éventuels problèmes de sécurité et de santé.

Certains professionnels ne réalisent pas que de continuer à utiliser le papier pour les bons de commandes, bons de livraison ou les factures est une prise de risques.

Les documents électroniques de transport de marchandises (e-FTD) ne représentent que 12% pour les transports routiers.

Billentis estime à 550 milliards le nombre de factures établies dans le monde chaque année - et que seulement 10% sont envoyées par voie électronique.

7,5% des documents papier sont perdus, auxquels on ajoute les 3% remplis incorrectement.

2. Deuxième défi : le travail à distance

Comment le travail à distance entre-t-il dans l'équation ? Toutes les données sensibles ne peuvent être accessibles depuis la maison. Aussi, les documents papier finissent par être perdus, corrompus ou volés plus facilement lors de l'exécution à domicile.

• En Pologne, 40% des entreprises ont introduit des procédures permettant le travail à distance.
• Le « Bureau of Labor Statistics » révèle que 29% des Américains peuvent aussi travailler à domicile.

3. Voici nos conseils :

Pour relever ces défis, les entreprises doivent réévaluer leurs processus et stratégies et réaliser que la vraie valeur réside dans les données elles-mêmes, pas dans les documents papier.

Conseil 1 :

Utilisez une application pour smartphone permet aux utilisateurs d'envoyer des documents numérisés.

Bénéfices : Réduction du papier, éco-responsabilité, indépendance par rapport aux services postaux

Conseil 2 :

Fournir un portail fournisseurs intuitif avec des règles mises en œuvre.

Bénéfices : Aucune infrastructure de numérisation, moins de ressources nécessaires, 100% des processus numérisés

Conseil 3 :

Appliquer une vérification à triple correspondance (3-Way Match) pour vos factures d’achats, vos commandes et bons de livraisons (PO-Flip).

Bénéfices : Données de haute qualité, traitement moins chronophage, automatisation des processus

Conseil 4 :

Tournez-vous vers un archivage électronique conforme à la loi.

Bénéfices : Accès instantané aux enregistrements historiques, conformité réglementaire

Conseil 5 :

Utilisez un portail qui permet de connecter votre entreprise en quelques secondes.

Bénéfices : Taux de connexion élevé, 100% de facturation électronique en peu de temps, accès instantané à des données fiables

Conseil 6 :

Choisissez une solution Cloud, scalable et qui garantit la R&D.

Bénéfices : Peu de ressources IT, pas d’investissements nécessaires dans votre infrastructure, technologie innovante.