5 façons de devenir conforme à l'EDI et d'éviter les rétrofacturations
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Depuis la nuit des temps, une communication solide et la construction de liens forts avec ses partenaires sont la base d’une entreprise performante. La transition au numérique n'a pas changé cet aspect. Bien au contraire, elle pourrait l’avoir rendu encore plus important tout en le complexifiant. L'Échange de Données Informatisé (EDI) incarne cette évolution.
Pourquoi l'EDI est-il important ?
L’utilisation de l'EDI nécessite une communication efficace et fiable, dont les effets conduiront à des relations solides. Ne pas respecter certains standards peut avoir un impact négatif sur les relations avec les clients, mais ce n'est que la partie émergée de l'iceberg. Les rétrofacturations EDI sont des pénalités financières que les entreprises peuvent émettre lorsque les partenaires commerciaux ne respectent pas les niveaux de services (SLA) préétablis. Ces rétrofacturations sont non seulement coûteuses, mais elles peuvent aussi tendre les relations avec les partenaires. Mais, nous y reviendrons plus tard.
À quoi ressemble la conformité à l'EDI ?
La conformité à l'EDI fait référence à l'adhésion au format exigé par un partenaire commercial. Certains documents EDI doivent respecter des normes spécifiques pour assurer un échange fluide et éviter des erreurs coûteuses, non seulement sous forme de pénalités, mais aussi de retards. Les normes EDI permettent également à différentes entreprises avec des systèmes différents de communiquer efficacement entre elles.
On peut faire l’analogie avec les langues. Chaque norme est un dialecte unique, avec des documents et des ensembles de transactions uniques. Il existe plusieurs "langages standardisés", ou dans ce cas, standards EDI. Celles-ci comprennent :
- Nations Unies : EDIFACT
- Royaume-Uni : TRADACOMS
- Institut national de normalisation américain : (ANSI) X12
Exigences en termes de conformité
Aujourd’hui, il n'y a pas de solution unique pour la conformité à l'EDI car chaque fournisseur et partenaire commercial peut avoir ses propres exigences. Cependant, vous devrez généralement traiter les points suivants :
- Les exigences de conformité à l'EDI mentionnées dans les niveaux de services (SLA)
- le besoin ou non de support pour maintenir la conformité aux standards l'EDI
- Les ressources nécessaires pour mettre en œuvre les messages EDI requis comme les messages spécifiques liés à la facturation, au stock ou encore à la logistique
Ainsi, la conformité à l'EDI signifie que votre entreprise est prête à recevoir, traduire et traiter des documents commerciaux selon une norme convenue. Voyons cela en pratique :
L'entreprise A souhaite envoyer un Bon de Commande (PO) à l'entreprise B. Dans ses SLA, l'entreprise B a spécifié le standard attendu comme étant l’EDIFACT. Non seulement pour rationaliser la communication, mais aussi parce que leurs systèmes sont configurés pour traiter et comprendre ce format et effectuer la réponse appropriée. Si l'entreprise A ne respecte pas cette norme EDI, des pénalités, des retards et des conséquences coûteuses peuvent survenir.
Les 5 avantages de la conformité à l'EDI
La conformité à l'EDI est un élément essentiel pour maintenir des transactions et une communication efficaces et précises. C'est un langage commun qui permet aux systèmes et aux entreprises de communiquer entre eux, d'échanger des données cruciales et de rester compatibles avec différents partenaires commerciaux. Voici cinq des avantages les plus importants de la conformité à l'EDI :
- Efficacité rationalisée et précision améliorée
- Réduction des coûts grâce à l'efficacité opérationnelle
- Construire des relations commerciales plus solides
- Mise à l’échelle transparente
- Obtenir un avantage concurrentiel
1. Efficacité rationalisée et précision améliorée
Quelle que soit la transaction, l'EDI contribue à améliorer la précision et l'efficacité des avis d'expédition, des bons de commande, des factures et d'autres documents cruciaux de l'EDI. La conformité à l'EDI signifie moins de saisies manuelles, des temps de traitement plus rapides et moins de papier.
2. Réduction des coûts grâce à l'efficacité
Évidemment, réduire le papier, accélérer les délais de traitement et réduire les saisies manuelles chronophages permet d'économiser de l'argent. Pour les grandes entreprises, il s'agit d'un montant substantiel. Pour cette raison, elles mettent souvent en place des pénalités financières, également appelées "rétrofacturations" pour tout manquement aux normes EDI énoncées dans leur SLA.
3. Construire des relations commerciales plus solides
Les partenaires commerciaux veulent de la fiabilité, surtout en matière de communication commerciale et d'échange de documents. La conformité à l'EDI contribue à instaurer la confiance entre les partenaires, démontrant un engagement envers des processus standardisés et des technologies qui renforceront la crédibilité et les relations à long terme.
4. Mise à l’échelle transparente
Comme mentionné, les grandes entreprises ont déjà ces normes EDI en place, travaillant les unes avec les autres pour assurer la conformité et une communication fluide. Peu importe la taille, la mise à l’échelle signifie plus de partenaires et, par conséquent, encore plus de standards, l'EDI. La conformité à l'EDI permet une croissance en préparant une entreprise à gérer différentes normes sans encourir de coûts administratifs massifs.
5. Obtenir un avantage concurrentiel
Le dernier mais certainement pas des moindres est la culmination de tous ces facteurs. De meilleurs processus et une précision améliorée entraînent des coûts réduits, et des relations commerciales améliorées signifient une mise à l’échelle plus facile, tous ces éléments donnant à votre entreprise un avantage concurrentiel.
Quels sont les risques de la non-conformité à l'EDI ?
Le principal risque de la non-conformité à l'EDI est la rétrofacturation. Il s'agit de pénalités financières en cas de non-respect des exigences EDI d'un partenaire commercial énoncées dans les SLA. En bref, ce sont des pénalités pour le ralentissement des opérations commerciales et la perturbation des processus qui engendrent des pertes financières pour le partenaire commercial. Comme mentionné précédemment, plus une entreprise se développe, plus le réseau EDI s’agrandit. Plus le réseau s’agrandit, plus le risque de rétrofacturation augmente. Par conséquent, la gestion efficace de ces pénalités devient cruciale.
Un risque moins tangible, mais nuancé de la non-conformité à l'EDI est la confiance. Une mise en œuvre réussie de l'EDI n'instille pas seulement la confiance en la capacité d'une organisation à gérer l'interopérabilité des données, mais établit également une base pour un partenariat commercial réussi.
Maintenant, comment assurer la conformité aux standards EDI ?
La conformité à l'EDI dépend vraiment de l'expertise. Donc, si votre organisation compte des experts en EDI ayant une compréhension solide des exigences nationales et mondiales, la capacité à suivre les normes changeantes et la maintenance, ainsi que des connaissances sur une gamme étendue d'obligations de configuration, vous êtes prêt !
Il y a de fortes chances que vous ne soyez pas dans cette situation.
Pour être conforme à l'EDI, vous aurez besoin de quelques éléments.
Engagez un prestataire spécialisé dans l’EDI
Nous ne pouvons pas vraiment y échapper. Si vous souhaitez rester conforme, il est préférable de travailler avec une équipe spécialisée dans ce domaine. Ils auront le logiciel, l'expertise en maintenance, les capacités d'intégration, le savoir-faire en mapping EDI et les capacités générales nécessaires pour réussir.
Presque chaque relation EDI commence de la même manière. Un document de spécifications EDI décrit les conditions de conformité à l'EDI avec un partenaire commercial, et une fois remplies, un processus de test commencera.
Soyez R.E.D.I. pour Vos Partenaires Commerciaux
La phase de test implique de suivre une série d’étapes qui permettent de vérifier les transactions, confirmations, réceptions, détails et communications avec vos systèmes. Pour devenir conforme à l'EDI, les organisations doivent être R.E.D.I.
Review: Examinez les exigences convenues.
Evaluate: Évaluez la nécessité de support de spécialistes.
Deploy: Déployez des solutions EDI capables de gérer les exigences définies par les partenaires commerciaux.
Implement: Mettez en œuvre les messages EDI nécessaires.
Comment se préparer aux problèmes récurrents liés à la conformité à l'EDI ?
Le problème: La mise à l’échelle
L'EDI est un protocole standardisé. Cependant, chaque partenaire commercial et même chaque industrie peut avoir sa propre "norme". À mesure que vous gagnez de plus en plus de clients et de partenaires commerciaux, la complexité de la conformité à l'EDI devient plus difficile à gérer.
La solution : Externalisation
Pour résoudre efficacement les défis d'évolutivité liés à la conformité à l'EDI, de nombreuses entreprises optent pour l'externalisation des services EDI. Les fournisseurs d'EDI proposent une solution robuste en s'intégrant parfaitement aux ERP.
Ils apportent une richesse d'expertise en matière de conformité et la capacité à s'adapter aux directives changeantes. Ces prestataires sont équipés des bons outils et ressources pour naviguer dans les complexités de diverses industries et répondre aux exigences spécifiques des partenaires commerciaux.
Externaliser votre EDI garantit non seulement une évolutivité, mais améliore également l'efficacité globale de vos processus commerciaux. En exploitant les services d'experts en EDI, vous pouvez vous concentrer sur vos opérations centrales, laissant les questions complexes de conformité à l'EDI entre des mains compétentes.
Le problème : Données non fiables
Une récente étude menée par l'Université du Tennessee a mis au jour un problème important affectant les transactions B2B - les données non fiables. Il est alarmant de constater qu'environ 60 % de ces transactions font face à des perturbations ou des suspensions en raison d'anomalies liées aux données. Ce problème est un obstacle critique qui doit être surmonté pour exploiter pleinement le potentiel de l'EDI.
La Solution : Outils de Gestion d'Entreprise
Les règles métiers au sein de votre solution EDI peuvent jouer un rôle crucial dans le suivi et l'atténuation de ces problèmes. Les outils mis à disposition par votre prestataire EDI peuvent alerter votre équipe et vos partenaires commerciaux sur les divergences avant qu'elles n'atteignent votre système ERP, résolvant efficacement le problème des données non fiables.
Avec un suivi avancé et une gestion des exceptions, vous pouvez garantir l'exactitude et la fiabilité de vos transactions EDI, optimisant ainsi l'ensemble de vos processus commerciaux.
Le Problème : la Visibilité
À l'origine, l'EDI était une solution pour rationaliser les processus commerciaux chronophages. Bien que cela soit toujours vrai aujourd'hui, les chaînes d'approvisionnement complexes ont créé un nouveau défi : la transparence. Les partenaires commerciaux ont besoin d'accéder à chaque système qui traite une commande, et la complexité croissante menace cette transparence.
La solution : Migration EDI
Alors que de nombreuses entreprises tentent de colmater chaque fuite dans la chaîne d'approvisionnement et la conformité à l'EDI, il pourrait être pertinent d'investir dans un nouveau bateau. Bien que cela soit un projet de grande envergure, migrer vers une plateforme EDI plus intégrée, qui gère la mise à l’échelle, la transparence auprès des partenaires commerciaux et les normes de conformité à l'EDI en constante évolution, pourrait être la bonne démarche. Si vous souhaitez en savoir plus, consultez notre guide informatif sur la migration EDI en tant qu'approche proactive pour l'agilité et la conformité commerciale.
5 Façons de Devenir Conforme à l'EDI (d’après les Pros) :
1. Bien comprendre les besoins de votre entreprise
Pour entretenir des relations commerciales solides, il est essentiel de comprendre les besoins de son partenaire et d'y répondre. Les fournisseurs doivent être capables de distinguer les exigences de leurs clients afin de s'assurer que les obligations sont remplies sans problème et en temps voulu.
2. Utilisez une solution EDI Fiable
Le choix d'une solution EDI répondant à toutes les exigences de conformité est crucial pour toute entreprise. Exploitez les dernières évolutions technologiques , telles que les systèmes cloud, les algorithmes et l'analytique, pour améliorer l'efficacité opérationnelle.
3. Déployez des Solutions EDI Complètes
La mise en œuvre d'une solution EDI de bout en bout englobant des tâches telles que le mapping des données, la traduction et la maintenance du réseau peut considérablement améliorer l'efficacité au sein de votre organisation.
4. Effectuez des Tests Approfondis de vos Systèmes EDI
Identifier et rectifier les problèmes au sein de vos systèmes EDI est essentiel pour garantir un échange de données précis entre les entreprises. Repérer et résoudre les problèmes lors de la phase de test vous permet de résoudre tout problème avant de mettre en œuvre des solutions EDI dans vos opérations.
5. Respectez les délais
Certaines entreprises exigent que les fournisseurs démontrent leur capacité à transmettre des documents essentiels dans des délais spécifiés, faute de quoi ils pourraient être étiquetés comme non conformes. Respecter ces délais est primordial pour atteindre la conformité à l'EDI et favoriser une relation commerciale solide.
D'une industrie à l'autre : Conformité à l'EDI
Bien que la plupart des industries suivent les normes traditionnelles de conformité à l'EDI telles que l'EDIFACT, TRADACOMS, ANSI ASC X12, VDA, etc., certaines industries ont des directives de conformité plus spécifiques.
Automobile
L'industrie automobile présente une structure EDI plus unique, avec de nombreux réseaux privés régionaux en plus des fournisseurs EDI traditionnels. Ces réseaux peuvent inclure l'American Network Exchange (ANX), l'European Network Exchange (ENX) et le Japanese Network Exchange (JNX). Rester conforme peut signifier travailler avec un fournisseur ayant de l'expérience dans l’utilisation de ces différents réseaux.
Grande consommation et distribution (FMCG)
Les entreprises de ce secteur d’activité ont aussi des exigences de conformité à l'EDI. Les partenaires commerciaux et les magasins traitant des produits périssables doivent avoir une transparence sur ces biens tout au long de la chaîne d'approvisionnement pour garantir une utilisation sûre. De plus, certains pays qui sont des acteurs majeurs dans la vente de produits agricoles, tels que la République tchèque, ont des exigences légales spécifiques concernant ces types de produits (comme la Loi n° 395/2009 Coll.).
Secteur Financier
Une autre industrie avec des normes spécifiques de conformité à l'EDI est le secteur financier. La Society of Worldwide Interbank Financial Telecommunication, ou SWIFT, développe et définit des normes pour l'industrie des services financiers qui permettent une communication efficaceentre les parties financières, avec les normes de message les plus courantes étant MT et MX.
Bilan de la Conformité à l'EDI
À mesure que les entreprises se développent et évoluent, maintenir la conformité à l'EDI devient de plus en plus complexe, et les risques de non-conformité deviennent importants. La confiance et la fiabilité entre partenaires sont en jeu, tout comme les potentielles rétrofacturations coûteuses. La conformité à l'EDI offre plusieurs avantages clés, notamment une efficacité optimisée, des réductions de coûts, des relations renforcées, une mise à l’échelle transparente et un avantage concurrentiel.
Afin de se conformer aux exigences de l’EDI, les entreprises doivent s'assurer qu'elles disposent de l'expertise nécessaire, des ressources et d'une solution EDI fiable. L'une des meilleures façons de gérer cela est de s'associer avec des experts.
Si vous recherchez des conseils, consultez notre guide sur comment choisir le bon fournisseur EDI. Les défis courants tels que la mise à l’échelle, les données non fiables et la visibilité peuvent être résolus grâce à l'externalisation, aux outils de gestion commerciale et à la migration EDI. N'oubliez pas que différentes industries peuvent avoir des normes de conformité à l'EDI spécifiques. Qu'il s'agisse de l'industrie automobile, de la grande consommation ou du secteur financier, comprendre et respecter les normes spécifiques de chaque industrie est essentiel pour réussir dans le monde de l'EDI. À mesure que les entreprises continuent d'adopter l'EDI, elles doivent s'adapter aux directives changeantes et aux exigences spécifiques à l'industrie pour prospérer dans l'ère numérique du commerce.